Informacje wstępne

Szanując prawo do prywatności osób, które powierzyły NAVO ORBICO sp. z o.o. (dalej „Navo Orbico ”) swoje dane osobowe, pragniemy zadeklarować, iż pozyskane dane przetwarzamy zgodnie z krajowymi i unijnymi przepisami prawa oraz w warunkach zapewniających ich bezpieczeństwo. Chcąc zapewnić transparentność realizowanych przez siebie procesów przetwarzania przedstawiamy obowiązujące w Navo Orbico zasady ochrony danych osobowych, ustanowione na gruncie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”)

Administrator danych

Administratorem, czyli podmiotem decydującym o celach i środkach przetwarzania danych osobowych jest NAVO ORBICO sp. z o. o z siedzibą w Warszawie 02-823 przy ul. Salsy 2, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy – KRS pod numerem 0000046562, REGON: 277632751, NIP: 646-25-26-337, kapitał zakładowy 21 589 750,00 zł.

Navo Orbico przywiązuje znaczną uwagę do ochrony danych osobowych, dlatego też został wyznaczony Inspektor Ochrony Danych Michał Czarnik-Starypan, z którym można się skontaktować pod adresem poczty elektronicznej sklep.bissell.pl@orbico.com lub iod.no.pl@orbico.com. Administrator zachęca do kontaktu z IOD w związku z jakimikolwiek wątpliwościami dot. przetwarzania Pani/ Pana danych osobowych.

Pozyskanie danych i cel ich przetwarzania

Navo Orbico to firma, która jest częścią Grupy Orbico, największego dystrybutora w Europie. Realizując swoje funkcje biznesowe przetwarzamy dane osobowe w następujących celach:

Cel przetwarzania

Podstawa prawna oraz okres przechowywania danych

Prawnie uzasadniony cel, jeśli występuje

Zawarcie i wykonanie umowy z klientem lub kontrahentem

art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO

Przez czas trwania umowy, a po zakończeniu jej obowiązywania do czasu upływu terminów roszczeń z niej wynikających, co do zasady 3 lata (w przypadku umowy sprzedaży w zakresie działalności przedsiębiorstwa 2 lata), maksymalnie 6 lat – w przypadku klientów będących konsumentami.

Administrator w związku z działaniami podjętymi w celu zawarcia umowy lub jej realizacji kontaktuje się w uzasadnionym celu z pracownikami/współpracownikami klientów i kontrahentów zaangażowanych w realizację takich umów (np. osób upoważnionych do kontaktu, składających zamówienia). Zakres przekazywanych danych jest każdorazowo ograniczony do danych niezbędnych do zawarcia i wykonania umowy i obejmuje imię i nazwisko, miejsce zatrudnienia lub współpracy, nr telefonu służbowego.

Rozpatrywanie skarg i reklamacji

art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO

Przez okres niezbędny do rozpatrzenia reklamacji, a także 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji, a po tym okresie dla zabezpieczenia ewentualnych roszczeń, do chwili ich przedawnienia.

Administrator w związku z rozpatrywaniem reklamacji kontaktuje się w uzasadnionym celu z pracownikami/ współpracownikami klientów zaangażowanymi w realizację umowy.

Dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami prawnymi

art. 6 ust. 1 lit. f RODO

Przez czas trwania postępowań w zakresie dochodzonych roszczeń, tj. do czasu ich prawomocnego zakończenia, a w przypadku postępowań egzekucyjnych do czasu ostatecznego zaspokojenia dochodzonych roszczeń.

Administrator w związku z dochodzeniem roszczeń lub obrony przed roszczeniami prawnymi w uzasadnionym celu może przetwarzać dane pracowników/ współpracowników klientów lub kontrahentów zaangażowanych w realizację umowy.

Archiwizowanie dokumentów, tj. umów i dokumentów rozliczeniowych

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Przez okresy wskazane przepisami prawa, a jeżeli co do określonych dokumentów nie są one wskazane, przez czas kiedy ich przechowywanie mieści w ramach prawnie uzasadnionego celu administratora regulowanego czasem możliwego dochodzenia roszczeń.

Prowadzenie statystyk

Art. 6 ust. 1 lit f RODO

Do czasu prowadzenia innej, wskazanej w niniejszej tabeli operacji przetwarzania. Nie przechowujemy danych osobowych wyłączne dla celów statystycznych.

Posiadanie informacji o statystykach prowadzonych przez Administratora działań pozwala na usprawnienie prowadzonej działalności

Prowadzenie działań marketingowych bez wykorzystania środków komunikacji elektronicznej

Art. 6 ust. 1 lit. f RODO

Do czasu wniesienia sprzeciwu, tj. okazania nam w dowolny sposób, że nie chcą Państwo pozostawać z nami w kontakcie i otrzymywać informacji o podejmowanych przez nas działaniach.

Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność.

Prowadzenie działań marketingowych z wykorzystaniem komunikacji elektronicznej

Art. 6 ust. 1 lit. a RODO

Działania te ze względu na inne obowiązujące przepisy,

w szczególności ustawę prawo telekomunikacyjne i ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną, prowadzone są na podstawie posiadanych zgód.

Do czasu lub wycofania zgody, tj. okazania nam w dowolny sposób, że nie chcecie pozostawać z nami w kontakcie i otrzymywać informacji o podejmowanych przez nas działaniach, a po jej odwołaniu na potrzeby wykazywania prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych spoczywających na Navo Orbico i związanych z nimi roszczeniami (do 6 lat od odwołania zgody).

Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność z wykorzystaniem adresów e-mail i numerów telefonów.

Kontrola dostępu, w tym monitoring na teren administratora danych w celach podniesienia

bezpieczeństwa pracowników i ochrony mienia oraz zachowania tajemnicy informacji.

Art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO

Do czasu wniesienia sprzeciwu, nie dłużej niż rok czasu.

Nagrania obrazu przetwarzane są wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania, chyba że nagranie stanowi dowód w postępowaniu, wówczas do czasu prawomocnego zakończenia postępowania lub do czasu wniesienia sprzeciwu.

Prowadzenie kontroli dostępu dla osób przebywających na terenie administratora jest jego uzasadnionym celem, a w przypadku pracowników wynika z przepisu prawa (art. 222 KP). Administrator stosuje monitoring w celu zapewnienia bezpieczeństwa oraz ochrony zdrowia i życia swoich pracowników, klientów oraz innych osób znajdujących się na terenie zakładu Administratora, zabezpieczenia mienia ruchomego i nieruchomego na terenie zakładu, w tym zapobieganie kradzieżom i dewastacji oraz zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić Administratora na szkodę. Obszar objęty monitoringiem posiada wyraźne oznaczenie w postaci piktogramów wraz informacją zawierającą dane kontaktowe Administratora

Administrator danych może uzyskiwać podstawowe dane pracownika/ współpracownika (imię i nazwisko, miejsce zatrudnienia lub współpracy, nr telefonu oraz w określonych sytuacjach nr dokumentu ze zdjęciem) przed przybyciem osoby, której dane dotyczą od podmiotu, u którego ta osoba jest zatrudniona lub współpracuje.

Zakres możliwych przetwarzanych informacji w powiązaniu z wizerunkiem utrwalonym na urządzeniu monitorującym obejmuje:

wizerunek osób fizycznych,

nr rejestracyjny pojazdu,

czas i miejsce zdarzenia objętego monitoringiem,

sposób zachowania się osób, których wizerunek utrwalono na urządzeniu rejestrującym.

Prowadzenie rekrutacji

Art. 6 ust.1 lit. a, lit .c i lit. f RODO

Przez okres rekrutacji i do 3 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacji, a w przypadku wyrażenia zgody na dalsze procesy rekrutacyjne nie dłużej niż 2 lata, chyba że na podstawie okoliczności procesu rekrutacyjnego Administrator uzna, że przysługuje mu prawnie uzasadniony interes w zabezpieczeniu ewentualnych roszczeń związanych z danym procesem rekrutacji. W takim przypadku, na jego na jego podstawie, Administrator może przechowywać dane dłużej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa; maksymalnie jednak do momentu przedawnienia roszczeń.

Administrator bez dodatkowej zgody osoby, której dane dotyczą może przechowywać dane kandydatów do pracy, którzy nie zostali zatrudnieni jeszcze do 3 miesięcy po zakończeniu procesu rekrutacji jako uzasadniony cel administratora z uwagi, iż zatrudniony pracownik/współpracownik może nie sprawdzić się na stanowisku pracy lub może zrezygnować.

Zarządzanie zasobami ludzkimi – pracownikami i współpracownikami

Art. 6 ust. 1 lit. a, lit. b, lit. c oraz lit. f RODO

Art. 9 ust. 2 lit. b RODO

Zgodnie z obowiązującymi przepisami zobowiązującymi do archiwizowania dokumentów z zakresu prawa pracy, tj. akta osobowe przez lat 50, w niektórych przypadkach przez lat 10. 10-letni okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika, będzie stosowany dla wszystkich pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. W przypadku pracowników zatrudnionych w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r. dokumentacja związana ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika będą przechowywane przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych, a także raporty te faktycznie złoży.

Jeśli okres przechowywania wybranych dokumentów będzie krótszy administrator będzie przestrzegał tego krótszego terminu. W przypadku umów cywilnoprawnych umowy te będą przechowywane do czasu upływu terminów przedawnienia wynikających z nich roszczeń.

Wizerunek administrator wykorzystuje jedynie na podstawie zgody pracownika/ współpracownika.

Prowadzenie formularza kontaktowego na stronie www

art. 6 ust. 1 lit. f RODO

Udzielanie odpowiedzi na zgłoszenia i zapytania kierowane z wykorzystaniem formularza kontaktowego lub w innej formie, w tym przechowywanie newralgicznych wniosków i udzielonych odpowiedzi celem zachowania zasady rozliczalności.

Jeżeli terminy właściwe dla dochodzenia ewentualnych roszczeń są krótsze, niż okresy przechowywania dokumentów rozliczeniowych dla celów podatkowych, dokumenty te będziemy przechowywać przez czas niezbędny dla celów podatkowo-rozliczeniowych, a więc przez 5 lat od czasu zakończenia roku w którym zaktualizował się obowiązek podatkowy.

Twoje dane osobowe pozyskaliśmy z następujących źródeł:

  • publicznie dostępnych rejestrów,
  • bezpośrednio od Ciebie,
  • od przełożonych, kontrahentów, pracowników, współpracowników,
  • od innego członka Grupy Orbico, będącego odrębnym ADO, ale wyłącznie do
  • wewnętrznych celów administracyjnych, a w każdym innym celu poprosimy Cię o zgodę na wykorzystanie tych danych.

Odbiorcy danych

W związku z prowadzoną działalnością Navo Orbico będzie ujawniać Państwa dane osobowe następującym podmiotom:

  • organom państwowym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa,
  • podmiotom wspierającym nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności: dostawcom zewnętrznych systemów teleinformatycznych wspierającym naszą działalność, podmiotom transportowym i świadczącym usługi pocztowe i kurierskie, podmiotom audytującym naszą działalność, podmiotom współpracującym z Navo Orbico w ramach kampanii marketingowych, a także świadczącym usługi doradcze, prawne i ubezpieczeniowe, przy czym takie podmioty będą przetwarzać dane na podstawie umowy z Navo Orbico i wyłącznie zgodnie z jego poleceniami,
  • bankom w przypadku konieczności prowadzenia rozliczeń,
  • producentom towarów, których Navo Orbico jest dystrybutorem,
  •  innym spółkom powiązanym z Administratorem, w tym spółkom Grupy Orbico.

Uprawnienia w zakresie przetwarzanych danych i dobrowolność podania danych.

Każdej osobie, której dane są przetwarzane przez Navo Orbico przysługuje prawo do:

  • dostępu do swoich danych osobowych,
  • sprostowania swoich danych osobowych,
  • uzyskania kopii danych,
  • usunięcia swoich danych osobowych,
  • ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych,
  • przenoszenia swoich danych osobowych.

Więcej informacji o prawach osób, których dane dotyczą dostępne są w art. 12-23 RODO, którego tekst można znaleźć pod adresem: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TX/?uri=CELEX%3A32016R0679

Nadto, osobie, której dane są przetwarzane przez Navo Orbico przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, więcej informacji pod adresem: https://uodo.gov.pl/pl/p/skargi

Czy musisz podawać swoje dane osobowe?

W zakresie, w jakim dane osobowe są przetwarzane w celu zawarcia i realizacji umowy podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia umowy (Navo Orbico nie będzie mogło zawrzeć umowy bez ich podania).
W zakresie, w jakim dane osobowe są przetwarzane w celu realizacji obowiązków Navo Orbico wynikających z przepisów prawa, podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa nakładających na Administratora obowiązek przetwarzania danych osobowych (np. przetwarzanie danych w celu prowadzenia ksiąg podatkowych lub rachunkowych) i brak ich podania uniemożliwi Administratorowi wykonanie tychże obowiązków.

W zakresie, w jakim dane osobowe są przetwarzane przez Navo Orbico w celach marketingowych podanie danych jest dobrowolne.
Przekazywanie danych do państw trzecich
W określonych sytuacjach dane mogą zostać przekazane do Państw trzecich. Przekazanie danych osobowych zawsze odbywa się na podstawie przepisów prawa, w tym na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony tego Państwa trzeciego lub z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń, o których mowa w art. 46 RODO lub w szczególnych sytuacjach, o których mowa w art. 49 RODO. Bliższe informacje dotyczące przekazywania danych do Państw trzecich oraz podstaw prawnych można uzyskać za pośrednictwem poczty elektronicznej u Inspektora Ochrony Danych.

Przetwarzanie danych osobowych w sposób zautomatyzowany

Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania) w ten sposób, że w wyniku takiego zautomatyzowanego przetwarzania mogłyby zapadać jakiekolwiek decyzje, miałyby być powodowane inne skutki prawne lub w inny sposób miałoby to istotnie wpływać na naszych klientów, kontrahentów oraz ich pracowników/współpracowników.