Polityka prywatności

Cel przetwarzania

Podstawa prawna oraz okres przechowywania danych

Prawnie uzasadniony cel, jeśli występuje

Zawarcie i wykonanie umowy z klientem lub kontrahentem

art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO

Przez czas trwania umowy, a po zakończeniu jej obowiązywania do czasu upływu terminów roszczeń z niej wynikających, co do zasady 3 lata (w przypadku umowy sprzedaży w zakresie działalności przedsiębiorstwa 2 lata), maksymalnie 6 lat – w przypadku klientów będących konsumentami.

Administrator w związku z działaniami podjętymi w celu zawarcia umowy lub jej realizacji kontaktuje się w uzasadnionym celu z pracownikami/współpracownikami klientów i kontrahentów zaangażowanych w realizację takich umów (np. osób upoważnionych do kontaktu, składających zamówienia). Zakres przekazywanych danych jest każdorazowo ograniczony do danych niezbędnych do zawarcia i wykonania umowy i obejmuje imię i nazwisko, miejsce zatrudnienia lub współpracy, nr telefonu służbowego.

Rozpatrywanie skarg i reklamacji

art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO

Przez okres niezbędny do rozpatrzenia reklamacji, a także 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji, a po tym okresie dla zabezpieczenia ewentualnych roszczeń, do chwili ich przedawnienia.

Administrator w związku z rozpatrywaniem reklamacji kontaktuje się w uzasadnionym celu z pracownikami/ współpracownikami klientów zaangażowanymi w realizację umowy.

Dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami prawnymi

art. 6 ust. 1 lit. f RODO

Przez czas trwania postępowań w zakresie dochodzonych roszczeń, tj. do czasu ich prawomocnego zakończenia, a w przypadku postępowań egzekucyjnych do czasu ostatecznego zaspokojenia dochodzonych roszczeń.

Administrator w związku z dochodzeniem roszczeń lub obrony przed roszczeniami prawnymi w uzasadnionym celu może przetwarzać dane pracowników/ współpracowników klientów lub kontrahentów zaangażowanych w realizację umowy.

Archiwizowanie dokumentów, tj. umów i dokumentów rozliczeniowych

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Przez okresy wskazane przepisami prawa, a jeżeli co do określonych dokumentów nie są one wskazane, przez czas kiedy ich przechowywanie mieści w ramach prawnie uzasadnionego celu administratora regulowanego czasem możliwego dochodzenia roszczeń.

–

Prowadzenie statystyk

Art. 6 ust. 1 lit f RODO

Do czasu prowadzenia innej, wskazanej w niniejszej tabeli operacji przetwarzania. Nie przechowujemy danych osobowych wyłączne dla celów statystycznych.

Posiadanie informacji o statystykach prowadzonych przez Administratora działań pozwala na usprawnienie prowadzonej działalności

Prowadzenie działań marketingowych bez wykorzystania środków komunikacji elektronicznej

Art. 6 ust. 1 lit. f RODO

Do czasu wniesienia sprzeciwu, tj. okazania nam w dowolny sposób, że nie chcą Państwo pozostawać z nami w kontakcie i otrzymywać informacji o podejmowanych przez nas działaniach.

Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność.

Prowadzenie działań marketingowych z wykorzystaniem komunikacji elektronicznej

Art. 6 ust. 1 lit. a RODO

Działania te ze względu na inne obowiązujące przepisy,

w szczególności ustawę prawo telekomunikacyjne i ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną, prowadzone są na podstawie posiadanych zgód.

Do czasu lub wycofania zgody, tj. okazania nam w dowolny sposób, że nie chcecie pozostawać z nami w kontakcie i otrzymywać informacji o podejmowanych przez nas działaniach, a po jej odwołaniu na potrzeby wykazywania prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych spoczywających na Navo Orbico i związanych z nimi roszczeniami (do 6 lat od odwołania zgody).

Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność z wykorzystaniem adresów e-mail i numerów telefonów.

Kontrola dostępu, w tym monitoring na teren administratora danych w celach podniesienia

bezpieczeństwa pracowników i ochrony mienia oraz zachowania tajemnicy informacji.

Art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO

Do czasu wniesienia sprzeciwu, nie dłużej niż rok czasu.

Nagrania obrazu przetwarzane są wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania, chyba że nagranie stanowi dowód w postępowaniu, wówczas do czasu prawomocnego zakończenia postępowania lub do czasu wniesienia sprzeciwu.

Prowadzenie kontroli dostępu dla osób przebywających na terenie administratora jest jego uzasadnionym celem, a w przypadku pracowników wynika z przepisu prawa (art. 222 KP). Administrator stosuje monitoring w celu zapewnienia bezpieczeństwa oraz ochrony zdrowia i życia swoich pracowników, klientów oraz innych osób znajdujących się na terenie zakładu Administratora, zabezpieczenia mienia ruchomego i nieruchomego na terenie zakładu, w tym zapobieganie kradzieżom i dewastacji oraz zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić Administratora na szkodę. Obszar objęty monitoringiem posiada wyraźne oznaczenie w postaci piktogramów wraz informacją zawierającą dane kontaktowe Administratora

Administrator danych może uzyskiwać podstawowe dane pracownika/ współpracownika (imię i nazwisko, miejsce zatrudnienia lub współpracy, nr telefonu oraz w określonych sytuacjach nr dokumentu ze zdjęciem) przed przybyciem osoby, której dane dotyczą od podmiotu, u którego ta osoba jest zatrudniona lub współpracuje.

Zakres możliwych przetwarzanych informacji w powiązaniu z wizerunkiem utrwalonym na urządzeniu monitorującym obejmuje:

wizerunek osób fizycznych,

nr rejestracyjny pojazdu,

czas i miejsce zdarzenia objętego monitoringiem,

sposób zachowania się osób, których wizerunek utrwalono na urządzeniu rejestrującym.

Prowadzenie rekrutacji

Art. 6 ust.1 lit. a, lit .c i lit. f RODO

Przez okres rekrutacji i do 3 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacji, a w przypadku wyrażenia zgody na dalsze procesy rekrutacyjne nie dłużej niż 2 lata, chyba że na podstawie okoliczności procesu rekrutacyjnego Administrator uzna, że przysługuje mu prawnie uzasadniony interes w zabezpieczeniu ewentualnych roszczeń związanych z danym procesem rekrutacji. W takim przypadku, na jego na jego podstawie, Administrator może przechowywać dane dłużej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa; maksymalnie jednak do momentu przedawnienia roszczeń.

Administrator bez dodatkowej zgody osoby, której dane dotyczą może przechowywać dane kandydatów do pracy, którzy nie zostali zatrudnieni jeszcze do 3 miesięcy po zakończeniu procesu rekrutacji jako uzasadniony cel administratora z uwagi, iż zatrudniony pracownik/współpracownik może nie sprawdzić się na stanowisku pracy lub może zrezygnować.

Zarządzanie zasobami ludzkimi – pracownikami i współpracownikami

Art. 6 ust. 1 lit. a, lit. b, lit. c oraz lit. f RODO

Art. 9 ust. 2 lit. b RODO

Zgodnie z obowiązującymi przepisami zobowiązującymi do archiwizowania dokumentów z zakresu prawa pracy, tj. akta osobowe przez lat 50, w niektórych przypadkach przez lat 10. 10-letni okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika, będzie stosowany dla wszystkich pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. W przypadku pracowników zatrudnionych w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r. dokumentacja związana ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika będą przechowywane przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych, a także raporty te faktycznie złoży.

Jeśli okres przechowywania wybranych dokumentów będzie krótszy administrator będzie przestrzegał tego krótszego terminu. W przypadku umów cywilnoprawnych umowy te będą przechowywane do czasu upływu terminów przedawnienia wynikających z nich roszczeń.

Wizerunek administrator wykorzystuje jedynie na podstawie zgody pracownika/ współpracownika.

Prowadzenie formularza kontaktowego na stronie www

art. 6 ust. 1 lit. f RODO

Udzielanie odpowiedzi na zgłoszenia i zapytania kierowane z wykorzystaniem formularza kontaktowego lub w innej formie, w tym przechowywanie newralgicznych wniosków i udzielonych odpowiedzi celem zachowania zasady rozliczalności.